Hai un’auto aziendale?
Ecco cosa devi sapere. 

La gestione delle auto aziendali concesse ai dipendenti per finalità sia lavorative sia personali richiede una nuova verifica da parte dei datori di lavoro.

Il Decreto Omnibus approvato dal Consiglio dei Ministri il 4 agosto interviene infatti nuovamente sulla determinazione del fringe benefit derivante dall’utilizzo promiscuo dei veicoli aziendali, introducendo due elementi destinati ad assumere particolare rilevanza: gli optional installati sull’auto e l’anzianità del veicolo.

Non si tratta soltanto di una modifica fiscale. Le nuove disposizioni possono incidere sull’imponibile contributivo e fiscale del lavoratore e, di conseguenza, richiedono alle imprese una verifica preventiva delle proprie flotte e delle condizioni di assegnazione dei veicoli.

La prima novità interessa gli accessori e gli optional presenti sul veicolo che non trovano valorizzazione nelle tabelle ACI.

Quando il relativo costo non è sostenuto dal dipendente, la presenza di questi elementi comporta un incremento del 5% del valore del fringe benefit.

La disposizione assume particolare rilievo perché l’aumento non viene graduato sulla base del numero degli accessori o del loro valore economico.

È sufficiente, quindi, la presenza anche di un solo optional rientrante nella fattispecie prevista dalla norma perché trovi applicazione la maggiorazione.

Resta invece confermato il principio secondo cui le somme eventualmente versate o trattenute al lavoratore per l’utilizzo del veicolo vengono considerate in diminuzione nella determinazione del benefit imponibile.

Un secondo elemento al quale le aziende dovranno prestare particolare attenzione è rappresentato dalla data di prima immatricolazione.

Una volta superato il quinto anno, infatti, il fringe benefit associato al veicolo è destinato ad aumentare.

In particolare, dal periodo successivo al 31 dicembre del quinto anno dalla prima immatricolazione viene prevista una maggiorazione del 50% del valore del fringe benefit.

La regola opera indipendentemente dal tipo di alimentazione e coinvolge quindi anche i veicoli elettrici e ibridi.

La caratteristica particolarmente significativa della disposizione è che la maggiorazione segue il veicolo: una successiva assegnazione dell’auto a un diverso dipendente non determina quindi un nuovo conteggio dell’anzianità.

Sulla base della nuova disciplina, il calendario di applicazione è il seguente:

• per i veicoli immatricolati nel 2020 o precedentemente, maggiorazione dal 1° gennaio 2026;
• per quelli immatricolati nel 2021, dal 1° gennaio 2027;
• per quelli immatricolati nel 2022, dal 1° gennaio 2028;
• per quelli immatricolati nel 2023, dal 1° gennaio 2029;
• per quelli immatricolati nel 2024, dal 1° gennaio 2030.

È proprio la decorrenza delle nuove disposizioni a richiedere un’attenzione particolare.

Gli effetti vengono infatti fatti decorrere dal 1° gennaio 2026, con la conseguenza che le aziende potrebbero trovarsi nella necessità di intervenire su periodi di paga già elaborati.

Qualora dalle verifiche emergesse una diversa valorizzazione del fringe benefit, sarà necessario procedere al relativo ricalcolo.

Le differenze determinate dalle maggiorazioni avranno effetti sia sotto il profilo fiscale sia sotto quello contributivo.

L’intervento non riguarda quindi esclusivamente l’ufficio amministrativo o il consulente incaricato dell’elaborazione delle paghe: sarà opportuno coordinare anche le funzioni HR e chi, all’interno dell’organizzazione, gestisce la flotta e l’assegnazione delle auto aziendali.

Particolare attenzione dovrà inoltre essere riservata alla comunicazione ai lavoratori interessati, considerato che la variazione dell’imponibile può riflettersi direttamente sul cedolino.

Il primo adempimento consigliabile è la predisposizione di una mappatura completa della flotta aziendale.

Per ogni veicolo concesso in uso promiscuo sarà opportuno verificare:

• la data e l’anno della prima immatricolazione;
• la tipologia di alimentazione;
• gli optional e gli allestimenti installati;
• l’eventuale presenza di somme o quote sostenute dal dipendente;
• la data di assegnazione del veicolo;
• eventuali precedenti assegnazioni, soprattutto nel caso di auto con maggiore anzianità.

Questa ricognizione consentirà di individuare tempestivamente le posizioni sulle quali intervenire e di quantificare gli eventuali effetti economici e contributivi.

La nuova disciplina conferma quanto la gestione dei benefit aziendali richieda oggi un coordinamento sempre più stretto tra politiche retributive, amministrazione del personale, fiscalità e gestione della flotta.

Per le imprese è quindi consigliabile non limitarsi al ricalcolo del valore del singolo veicolo, ma verificare anche le proprie procedure interne: quali informazioni vengono raccolte al momento dell’assegnazione? Gli optional sono correttamente censiti? La data di immatricolazione è disponibile nel flusso trasmesso al consulente? Le variazioni della flotta vengono comunicate tempestivamente?

Una corretta organizzazione preventiva permette di evitare successive rettifiche e di garantire al lavoratore una rappresentazione trasparente del valore del benefit riconosciuto.

Lo Studio di Consulenza Barbara Garofoli è a disposizione delle aziende per analizzare le singole posizioni, verificare gli effetti della nuova disciplina e supportare i datori di lavoro nella corretta gestione degli adempimenti fiscali, contributivi e retributivi connessi alle auto aziendali.